Quais os primeiros procedimentos ao assumir um condomínio?
7 passos ao assumir um condomínio
Assumir uma gestão condominial não é uma tarefa das mais fáceis.
É preciso que você esteja informado de todas as condições do condomínio antes de começar a promover as estratégias do planejamento, tais como: inadimplências, processos judiciais ou problemas estruturais no prédio, dentre outros. É aconselhável que converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos.
Notando essa particularidade que muitos amigos síndicos não se preocupam em fazer ou esquecem de algum detalhe, apresentamos aqui um check list dos 10 passos iniciais para que você tenha uma visão ampla da gestão
É preciso fazer os moradores cumprirem o que é determinado pela Convenção e o Regulamento Interno.
O síndico não deve criar regras, apenas executá-las.
1 - Documentação
Você deve conferir: saldos bancários; guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e tributos; folhas de ponto; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção condominial e especificação; relatório da última emissão de boletos; e livro de registro de empregados e balancetes. Para arquivamento, aconselho que o síndico guarde todos os documentos por tempo indeterminado.
Existem prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos.
Departamento pessoal (funcionários), por exemplo, devem ser arquivados por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer.
O condomínio pode vir a necessitar de alguma documentação que foi descartada.
2 - Funcionários
Deve se apresentar aos colaboradores. expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar sugestões. O gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações estão corretas.
Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas.
Além disso, é necessário verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência trabalhista. Os síndicos devem tomar cuidado com prestadores de serviço autônomos que ficam muito tempo realizando trabalho no condomínio. Sempre exijam contratos formalizados desses terceiros.
Uma maneira de verificar se o número de funcionários está adequado para o condomínio é observar se há excesso de horas extras na folha de pagamento. Primeiramente o síndico precisa avaliar se o trabalho que os funcionários estão desenvolvendo nessas horas excedentes é realmente necessário. Verificada essa utilidade e se o trabalho estiver excessivo, analisar a possibilidade de novas contratações.
Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço.
3 - Legislação
O síndico precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio.
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembleia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação.
§ 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível.
A Convenção é um regulador geral, que complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar com o Código Civil e demais leis.
Os condomínios também devem elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento complementar da Convenção, particularizando principalmente condutas dos condôminos, de modo a preservar a boa convivência entre os moradores.
Para que a gestão do síndico seja assertiva, a leitura da Convenção e do Regimento Interno é essencial.
4 - Responsabilidade
As responsabilidades que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial.
Convenção Condominial e Regimento Interno. A principal função do síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como qualquer administrador. Ele é o representante legal do condomínio.
Exemplos de responsabilidade do síndico que podem acarretar em dolo ou culpa: falta de manutenção nos elevadores, nos reservatórios de água; instalação de brinquedos fora dos padrões exigidos; deixar de contratar seguros obrigatórios; deixar de obedecer às exigências de manutenções em equipamentos de segurança, como extintores e para raios; se omitir a prestar contas aos condôminos em assembleia; utilizar indevidamente os recursos financeiros do condomínio; entre outros.
A Convenção Condominial pode determinar outras situações em que o síndico poderá, além de ser obrigado a indenizar o condomínio, perder o mandato.
A responsabilidade civil do síndico presume desrespeito à lei ou a Convenção.
5 - Áreas comuns
As áreas comuns são espaços físicos de propriedade de todos os condôminos, definidas na Escritura de Convenção do Condomínio - instalações elétricas, portões, bombas d’água, elevadores, sistema de água e esgoto, sistemas de segurança, jardins, academia, salão de festas, etc.
Essas áreas precisam ser vistoriadas com frequência e passar por manutenções periódicas. É de responsabilidade do síndico manter tudo sempre limpo, arrumado e em perfeitas condições de uso.
6 - Inventário
O síndico precisa estar ciente das ferramentas e equipamentos que o condomínio possui. Quando for deixar o cargo, também será necessário prestar contas desses itens. Se o condomínio não possui um inventário organizado, o novo gestor deverá montar um, utilizando os recursos e tecnologias atuais.
O inventário poderá ser armazenado em uma pasta específica no computador, de maneira detalhada, descrevendo quantidade de itens, tamanho, situação de uso, marca do produto, lembrando sempre de fazer o backup dos arquivos, evitando possíveis perdas.
Responsabilize apenas um dos funcionários pelos equipamentos, aos quais somente ele terá acesso. Esse funcionário deve ser preferencialmente o zelador e é recomendável que somente ele tenha acesso à sala ou à caixa desses itens.
Há condomínios que permitem o empréstimo de ferramentas aos moradores ou guardam equipamentos para uso comum. Nesses casos é imprescindível fazer um protocolo. O empréstimo ao morador e a devolução do objeto devem ser protocolados, constando o estado de conservação antes e depois do uso. Havendo deterioração do objeto emprestado, o morador deverá se responsabilizar pela reposição.
7 - Comunicação
Lidar com gestão de pessoas também requer boa comunicação. É importante que o síndico estabeleça um canal de comunicação com os moradores e funcionários.
Estabelecer um horário de atendimento também evita chamadas inconvenientes. Isso evita as batidas na porta do síndico na madrugada.
Descobrir as expectativas dos condôminos com a gestão é uma maneira de ser bem sucedido na função de síndico. Utilizando-se do meio escolhido para comunicação, faça uma pesquisa a fim de conhecer os anseios e as prioridades dos moradores.
Claro que aqui não se encontram todos os passos porque para cada prédio há uma situação específica, uma particularidade. De todo modo, com esses passos você terá as informações necessários para começar seu trabalho.
Então, mãos à obra?
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