Ata de condomínio - Como preparar e distribuir para os condôminos
A ata é o documento que reúne tudo o que foi deliberado em uma reunião de assembleia , servindo como comprovante das decisões tomadas e base para as ações do síndico.
Apesar de ser uma tarefa realizada pelo secretário da mesa da assembleia geral, é importante que o síndico compreenda como fazer uma ata de condomínio e todas as particularidades deste tópico.
Com este conteúdo, aprenda tudo sobre atas de condomínio - sejam elas para eleições de síndico, assuntos gerais, prestações de contas , aprovação de obras, entre outros.
Criar esse documento pode parecer simples em um primeiro momento, mas não se engane. Existem alguns passos básicos que devem ser seguidos para que uma ata de condomínio tenha validade.
Compreenda quais são as regras estabelecidas pela convenção do condomínio e aproveite para instruir o secretário antes da reunião começar. As anotações devem ser redigidas com linguagem informal, objetiva e é preciso evitar o uso de adjetivos.
Obrigatoriamente, a ata deverá conter as seguintes informações: nome do condomínio, se é uma assembleia extraordinária ou ordinária, data, hora, lugar, nomes do presidente e do secretário, lista de condôminos presentes e ausentes, lista de pautas e deliberações e também informar se há quórum presente e incluir assinatura dos presentes, especialmente do secretário e do presidente da mesa. Para facilitar o trabalho do secretário, o síndico deve preparar um Modelo de Ata de Condomínio com antecedência.
Dicas para criar a ata durante as assembleias
- Distribua uma lista de presença
- Preencha o máximo de informações que conseguir antes do início da reunião
- Registre todas as ações e deliberações da assembleia condominial
- Se for solicitado, anote também um resumo das discussões
Ao final da assembleia, a ata deverá ser lida para todos os participantes da assembleia, que deverão aprová-la e assiná-la. Após todos assinarem a ata de assembleia, o síndico, de posse da mesma, o síndico pode disponibilizá-la nas áreas comuns e enviar uma cópia para cada condômino, para que todos fiquem cientes do que foi decidido em assembleia. Isso pode ser feito por correspondência ou através da internet, caso o condomínio utilize um sistema de gestão, como o TownSq.
Essa última opção tem se tornado cada vez mais popular entre síndicos, especialmente pela questão da economia e também da sustentabilidade. Desta forma o acesso se torna mais rápido, prático e econômico, além de ser uma forma mais fácil de enviar o documento para os moradores através de circulares.
Lei sobre ata de condomínio
Antigamente, a Lei de Condomínios (nº 4591/64) definia que a cópia da ata de assembleia deveria ser distribuída a todos os condôminos no prazo de até oito dias. Porém, isso foi modificado com a chegada do Novo Código Civil - Capítulo dos Condomínios.
Devido à nova legislação, o prazo para encaminhar a ata fica determinado pela convenção do condomínio. Caso o documento seja omisso quanto ao assunto, é recomendável obedecer ao prazo da antiga Lei de Condomínios.
O Código Civil não determina que a ata do condomínio deva ser registrada em cartório, portanto o síndico deve realizar esse procedimento apenas se isso for exigido pela convenção.
O síndico é responsável pelas atas serem guardadas no Livro de Atas por pelo menos cinco anos. Esses documentos precisam estar em posse do condomínio ou da administradora.
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